第20章 实用文秘英语(3)（1 / 2）

Arranging Appointments

S：Mr· Kents office· Good morning· This is Miss Chen speaking·

W：Hello，Miss Chen· This is Roger Williams of Great Eastern Development Company·

S：Hello，Mr· Williams· What can I do for you？

W：Id like to see Mr· Kent about order with us· Is he free any time tomorrow？

S：Hold the line please· Ill check his schedule… Thank you for waiting· I am sorry，He has a full schedule tomorrow and then hell be away the following day· Will Thursday be all right for you？

W：Just a moment…Thursday morning is OK·

S：All right· Ill make an appointment with you at 9：30· Would that be all right？

W：Yes，thats fine· See you at 9：30 on Thursday·

S：Good-bye，Mr· Williams·

预约

S：这里是肯特先生办公室。早上好。我是陈小姐。

W：你好，陈小姐。我是大东开发公司的罗杰·威廉姆斯。

S：你好，罗杰·威廉姆斯先生。请问您有什么事吗？

W：我想见肯特先生讨论订购问题。他明天有空吗？

S：请别挂电话。我查一下他的日程表。……让您久等了。很抱歉，肯特先生明天没空，后天又要出去。星期四怎么样？

W：等一等。……周四上午没问题。

S：行。我们定在上午九点半，这样可以吗？

W：可以。那星期四上午再见。

S：再见，威廉姆斯先生。

实例

Postponing Appointments

S：Hello，Can I speak to Mr· Williams？

W：Speaking，please·

S：Oh，hello· Its Miss Chen here，Mr· Smiths secretary· Mr· Smith has an appointment with you this afternoon，I believe·

W：Yes，thats right· At 3：30·

S：Well，Im phoning you to ask whether that could be made 5：00 instead？Mr· Smith has a board meeting which may not finish until later than he expected·

W：Yes，thats OK· I have no other appointment this afternoon·

S：Fine！So shall we say 5：00 then？

W：Yes·

S：Thank you very much！Good-bye·

推迟约会

S：你好，可以找一下威廉姆斯先生吗？

W：我就是，请讲。

S：你好，我是陈小姐，史密斯先生的秘书。史密斯先生今天与你有约，对吧？

W：是的，三点半钟。

S：我打电话想问问您可不可以把时间改到五点。史密斯先生要参加董事会，结束时间比预期的要晚一点。

W：可以，没问题。今天下午我没有其他约会。

S：好的！那我们就说定五点啦？

W：行。

S：谢谢！再见。

实例

Cancelling Appointments

B：Hello！

S：Hello· May I speak to Mr· Frank Burns，please？

B：Speaking·

S：Good afternoon，Mr· Burns· This is Mr· Andersons secretary· Im afraid Mr· Andersons got some unexpected business to attend to，and as hes going to London tonight，he wont be able to meet you on Wednesday afternoon·

B：Oh，is that so？Thats too bad· well，never mind· when will he come back？

S：Mr· Anderson will come back on Friday morning，sir· Hell give you a call then to make another appointment·

B：Thats fine· Thanks for calling· Goodbye·

S：Bye·

取消约会

B：喂！

S：喂。请给我找一下弗兰克·伯恩斯先生。

B：我就是。

S：下午好，伯恩斯先生，我是安德森先生的秘书。安德森先生突然有事，今晚要去伦敦，他就不能在周三下午同您见面了。

B：喔，是这样吗？真糟糕。好吧，不要紧。他什么时候回来？

S：安德森先生星期五上午回来。他会给您打电话再约时间的。

B：那好。谢谢你打电话来。再见。

S：再见。

六、接待来访

1·常用词句

May I help you，sir？我能为你效劳吗？(你有什么事)，先生？

Do you have an appointment？您事先约好了吗？

Could I have your name，please？请问您姓名？

Would you please wait a moment？请等一会儿，好吗？

Can I know what you wish to see him about？我能问一下您找他有什么事吗？

Im afraid Mr· Smith is engaged at the moment· Would you mind waiting？恐怕史密斯先生这时候很忙。您能等一下吗？

Im afraid Mr· Kent cant see you at the moment· Would you mind making an appointment for some other time？恐怕肯特先生现在不能见您。您介意与他另约一个时间吗？

Mr· Kent is expecting you at his office· 肯特先生在办公室等您。

Im sorry· I am told to get that information from every visitor· 对不起，上司要求我向每一个来访的客人了解这一情况。

Ill see if he could meet you right now· 我去看看他能不能马上见您。

Ill see if he is available· 我去看看他是不是有空。

Please give your name，company and the nature of your business· 请问您姓名，公司和业务性质。