译文：
J：我想请约翰逊先生听电话，他在吗？
S：对不起，他刚出去。您要不留个话？
J：没关系，我回头再打来。请转告他有位杰克先生打过电话来，你认为我什么时候打来比较方便呢？
S：唔，他通常一点钟左右会回来的，但是最好由我请他回电话给您。请问您的电话号码是什么？
J：我住在阳光酒店1306房间。我手边没有它的电话号码，但是你很容易查到的，对吗？
S：当然可以，杰克先生。只要约翰逊先生一回来，我请他立刻与您联系。
J：谢谢你，再见。
实例
S：AAA Corp· May I help you？
J：Id Like to speak to Mr· Brent，please·
S：Who Shall I say is calling，please？
J：This is Mr· Smith from the IM Company·
S：Im sorry，Mr· Smith，but Mr· Brent is not in at the moment·
J：When will he come in， do you know？
S：I suppose he wont be in until 12：00·
J：May I leave a message？
S：Certainly·
J：Please ask him to give me a call as soon as he returns， He has my number·
S：Very well，Mr· Smith，Ill do that·
J：Thank you· Bye-Bye·
译文：
S：这是AAA公司。您有什么事？
J：我想和布伦特先生通话。
S：可以告诉我您是哪位吗？
J：我是IM公司的史密斯先生。
S：对不起，史密斯先生，布伦特先生此刻不在。
J：他什么时候回来，你知道吗？
S：我估计他要到十二点才回来。
J：我可以留个口信吗？
S：当然可以。
J：他一回来就请他给我回电话，他知道我的电话号码。
S：可以，史密斯先生，我一定转告。
J：谢谢你。再见。
打电话的技巧
1·说明身份
(1)在电话上说明自己是谁时，姓名前不加Mr·/Ms·/Miss·/Mrs·等称谓，而是让对方从声音上辨别自己的性别。
(2)在说明自己是谁时，一般不用I am…或My name is…，而用This is…或省略形式来表示。如：
①This is Thomas Conine，Ms· Mao Dis secretary· 我是毛迪女士的秘书托马斯·康妮。
②Apple International· John Smith speaking· 这里是苹果国际公司。我是约翰·史密斯。
③Good morning· Sarah Green here· 上午好，我是莎拉·格林。
2·号码读法
(1)在念电话号码时，中间应有所停顿，这比一口气把所有数字都念完的效果好。如：82360152应在念完8236后，稍微停顿一下再念0152。
(2)电话号码中的数字0既可念成［u］，即字母o的读音，也可念成[ziru]，即单词zero的读音。
(3)两个相同的数字在一起时，既可分别读出这两个数字，又可以在数字的前面加double。如：63220312既可念成six-three-two-two-zero-three-one-two，也可念成six-three-double two-zero-three-one-two。
(4)三个相同的数字在一起时，既可分别读出这三个数字，又可以在数字的前面加triple。如：22209156既可念成two-two-two-zero-nine-one-five-six也可念成triple two-zero-nine-one-five-six。
(5)接电话时，可以首先报出自己的电话号码，以便对方核实。如：
Good morning· 8236-0152·上午好，这里是82360152。
(6)打电话时，可以首先核实一下对方的电话号码。如：
Hello· Is that 6322-0312，please？您好，请问您是63220312吗？
三、时间读法
日期的读法，英美之间有一定的区别，如10月2日，英国人读作the second of October或October the Second，而美国人一般读作October Second·
时刻很少用a quarter past ten，seven to six，half past four之类的表达，多数情况下直接按顺序读出小时、分钟即可。如：
10：15读作ten fifteen。
5：53读作five fiftythree。
4：30读作four thirty。
11：00读作eleven oclock。
第二节 日常事务处理
一、处理信函
1·常用词句
Am I right in handling these letters， Mr· Kent？肯特先生，我处理这些信件的方式对吗？
As secretary here， you will assist me in my daily routine，including dealing with correspondence· 作为秘书，你要协助我应付日常事务，包括处理信函。
Mr· Black，Id appreciate it if you would look over these letters before you leaving today· 布莱克先生，请您在今天走之前过目这些信件。
Please send an e-mail to Mrs· Williams and telling her that she will be invited to my office about payment for goods at 10：00 a· m· this Tuesday· 请给威廉姆斯夫人发封电子邮件，说本周二上午10点我邀请她到我办公室商谈货物付款事宜。
2·范例
实例
K：Well，Miss Luo· I have a letter I would like you to prepare· Could you take care of it now？
S：Yes，Mr· Kent· Would you like it typed or handwritten？
K：Type it please· Its a business letter·
S：I see· Shall I type it on our company stationery in the usual business letter format？
K：Yes，it would be best· But dont forget to polish it a bit and make the ideas more concise and clearer before typing·
S：Yes，Ill see to it·
K：All right· Any other questions？