(第一节) 招标采购的主要类型
招标采购已经逐渐成为采购实现的主要方式之一。招标采购具有竞争性、程序性、规范性、公正性和技术性的特点,有利于采购单位降低采购成本、保证物品质量、获得优质服务、提升整体效益。通过招标采购,绝大多数采购单位都得到了明显的收效,资金节约率通常都在20%以上。
作为采购总监,在落实招标采购时应该抓住三个关键:一是主要类型,二是基本流程,三是重点环节。只有明确了类型、规范了流程、把握了环节,才能确保招标采购的顺利实现。
招标采购按照不同的角度,可以分为不同的类型。从范围、性质、过程、实施的角度,招标采购可以分为九种类型。
一、按范围分类
按照招标范围分类,招标采购可以分为公开招标、邀请招标和限制招标三种,这也是目前采购运作中最常用的方法。
1公开招标。公开招标是由招标人在报刊、网络等媒体上发布招标公告,吸引众多供应商参加投标竞争,招标人从中择优确定中标者的采购方法。公开招标又可以分为国际招标和国内招标两种形式。
国际招标是在全球范围内进行的招标,国内外所有合格的供应商都可以参加投标,要求是必须有完整的英文标书,通过国际媒体发布招标公告。国际招标具有公平、高效、经济的特点,有助于招标人在价格、服务、技术方面获得更多的利益,但操作相对复杂,工作量较大。世界银行对中国的贷款要求是当采购金额超过100万美元,都应采用国际招标的形式进行。
国内招标是在国家范围内进行的招标,一般只有本国供应商参与投标,标书采用本国文字,公告也在国内媒体发布。国内招标比较适合总额小、品种多、交期长、运价高的物品采购。世界银行规定采购规模在50万美元以下可以采用国内采购。由于国内采购有违于招标的公平原则,相关国际组织对国内招标都有所限制。另外,当有国外供应商提出参加国内投标时,不得设置障碍,必须允许其参与。
2邀请招标。邀请招标是由招标人选择一定数量的供应商,向他们发出投标邀请书,并择优选取中标者的采购方法。邀请招标适用于技术要求高或者总额比较低的采购活动,因为技术要求高就需要供应商有相应的能力,总额比较低就无须付出更多的时间和费用。
邀请招标的特点是商家少、周期短、成本低、效率高,有助于招标人降低采购的风险和费用,尤其是对价格波动大的物品采购作用更大。但邀请招标也存在着竞争性不强的问题,因此应该根据实际情况合理确定邀请供应商的数量,一般不要少于3家。
3限制招标。限制招标也称为议标,是招标人通过谈判确定中标者的采购方法。主要有三种实现形式:直接邀请议标、比价议标和方案竞争议标。
直接邀请议标是招标人邀请一家供应商进行协商,达成协议后签订采购合同。如果协商不成,可以再邀请另一家,直到达成协议为止。
比价议标是由招标人将采购要求送交选定的几家供应商,并对各供应商的报价进行比较,从中确定报价合理的供应商就交货细节进行协商,落实合同。
方案竞争议标是招标人提出采购要求,由参与的供应商提出具体方案,招标人确定优胜方案并与优胜者签订合同,对其他供应商给予一定的补偿。
限制招标有针对性强、灵活性高的优势,但也有透明度低、易于暗箱操作的缺陷。因此,国际组织和不少国家对限制招标都有明确规定。《联合国贸易法委员会货物、工程和服务采购示范法》规定,只有两种情况下可以采用议标方法:一是因不可预见原因造成的紧急采购,而公开招标不切实际时;二是因灾难性事件发生,而其他采购方式不可行时。我国机电设备招标规定中也明确禁止采用议标形式。
在实际操作中,以上三种招标形式既可以单独使用,也可以交叉使用,主要决定于采购的对象和内容。比如,对供应商较多、技术比较稳定的大宗产品,就该采用公开招标法;对技术相对复杂的成套设备,符合要求的供应商不多,则应该采用邀请招标;而对一些应急物品,就可以采用限制招标。又比如,科技项目的招标,往往采取先公开招标、后议标的形式。招标人在收到投标文件后,在比较技术、设计的基础上,对有可能中标的投标商进行能力和资信的调查,确定一家最优的投标商并与之协商,谈判取得一致,则可定其为中标者。否则,开始与次优的投标商谈判,依此类推直到达成协议为止。世界银行中国项目的统计资料表明,国际竞争招标占采购总额的70%,其余30%分别采用的是有限国际招标、国内竞争招标、询价比价采购、直接采购和自营工程等。这一数据也说明,招标采购不是灵丹妙药,不可能所有的采购都通过招标的形式来完成。
因此,采购总监在进行采购决策时首先要考虑是否需要运用招标的形式,如果需要,在进行招标采购的过程中,也不必拘泥于特定的形式,不要追求表面的规范,只要不违反招标采购的法规和原则,具体形式完全可以根据实际情况进行调整和变通。
马钢建设公司每年的备件采购金额超过百万元,但因为品种多、需求量少,无法形成大批量采购,成本居高不下。为了改变这种状况,公司采购部门创新采购模式,对备件进行菜单式招标。菜单式招标是一种“集中招标、分批供货”的有单价无总价的开口标。单价有效期为一年或一个季度,无论市场行情怎么变化单价都维持不变。供需双方利益同享、风险共担。供货数量不在招标会上确定,价格落实后中标者根据实际需求量供货,每季度结算一次。实行了菜单式招标后,公司的采购成本大幅下降。2010年下半年,仅汽车空调、汽车备件、工矿备件三项,就节约采购资金31.34万元,资金节约率为14.34%。
马钢建设公司的经验说明,招标采购可以有许多形式,适用面也很广,即使是品种多、需求量少的备件采购,也可以通过变通的方法进行招标采购并取得成效。这个案例对存在类似问题企业的采购总监而言,有着积极的指导意义。只要能根据企业的需要,创造性地进行招标采购,就一定能够为企业带来更多的效益。
二、按性质分类
按照招标性质分类,招标采购可以分为开放招标和密封招标。
1开放招标。开放招标是一种完全公开的招标方式,招标人和投标商相聚一堂,共同见证投标的结果。主要有两种形式:英国式招标和荷兰式招标。英国式招标的特点是价格逐渐飙升,以招标底价为基础,最后由出价最高者中标。荷兰式招标正好相反,由招标人确定最高价,然后逐步降价,直到由投标商接受价格为止,第一位接受价格的投标商中标。
2密封招标。密封招标是一种封闭状态的招标方式,招标过程中所有投标商只知道自己的投标价,由招标人根据投标情况确定最低投标价者为中标者。也有两种形式:一级价格密封招标和二级价格密封招标。一级价格密封招标是以中标者自己的投标价格成交,二级价格密封招标是以次低投标价格成交。
以上四种招标形式是招标理论中的基础方式,其他的形式实际上都是这四种形式的组合、演绎和拓展。