１原则的规范。在拟定合同的过程中，必须按照合同法的有关规定，坚持五项原则：一是平等原则，不得将自己的意愿强加给对方；二是自愿原则，当事人依法自愿订立合同的权利不受干预；三是公平原则，当事人应公平地确定双方的权利和义务；四是诚信原则，履行合同要以诚实和信用为基础；五是守法原则，订立和履行合同必须遵守法规和社会公德。
２内容的规范。正规的合同应该包括三个部分：首部、正文、尾部，各部分的相关内容如下。
首部：名称、编号、签订日期、签订地点、购销双方的名称、合同序言。
正文：商品名称、品质规格、数量、单价与总价、包装、装运、到货期限、到货地点、付款方式、保险、商品检验、纷争与仲裁、不可抗力。
除此之外，还可以根据需要选择保值、价格调整、误差范围、法律适应（特定的国家或地区）等条款。
尾部：合同的份数、使用语言及效力、附件、合同生效日期、双方的签字盖章。
在购销双方已经签订了长期认证合同的前提下，就可以采用相对简单的订单合同，只对需求数量、交货日期、特殊要求进行表述，其他条款均按照认证合同执行。
３形式的规范。要采用合同法规定的形式订立合同，并以书面合同为主，减少其他形式合同的使用。
书面合同包括合同书、信件、数据电文（电报、电传、传真、电子数据交换、电子邮件等）。采用信件或数据电文形式订立采购合同时，必要时可以要求对方提供确认书，对合同内容予以认可。其他形式包括口头合同、默示合同、推定合同。
某百货商场采购部王经理与一家知名品牌化妆品公司的业务员小吴有业务往来，也比较熟悉。有一天小吴在外地打电话给王经理，告诉他有渠道可以提供特价的香皂和洗发水，问王经理是否有兴趣。王经理觉得价格很合适就委托小吴代为购买，并把购货款打入了小吴的私人账户，第二天就收到了小吴快递过来的价值两万多元的特价香皂和洗发水，王经理十分满意。没过几天，王经理又接到小吴的电话，告诉他这次可以提供更大批量的特价商品，王经理毫不犹豫地给小吴的账户打去了７万多元，委托他代为购买。结果，几天过去后不但没有收到货，小吴也联系不上了，王经理只能报警。一年半以后，公安机关通过网上追逃抓获了小吴，但王经理汇给他的７万多元货款早已被挥霍一空。
王经理与小吴做生意，采用的就是口头合同的形式，结果给百货商场带来了不小的损失。这个案例提醒我们，虽然口头合同也是《合同法》认定的合同形式，但与书面合同相比，显然不定因素更多一些，履约风险也更大一些。因此，企业在签订采购合同时，还是采用书面合同的形式为宜。因为书面合同具备有据可查的优势，一旦发生问题，也便于举证和分清责任，避免口说无凭的风险。
二、合同审批环节重在防范
审批合同环节要注重两个防范：舞弊的防范、风险的防范。
１舞弊的防范。采购合同中出现舞弊现象的可能途径，主要包括价格舞弊、数量舞弊、质量舞弊、供应商舞弊。
价格舞弊。常用的手法是高价采购。比如，某公司采购员小张，为了能得到９％的回扣，以２６００元的价格，购买了３０台市价为２０００元的彩电，公司为此多付出１８０００元［（２６００－２０００元／台）×３０台］的货款，小张则私吞了７０２０元（７８０００元×９％）的回扣。
数量舞弊。常用的手法是超量采购。比如，有的采购人员因为与供应商之间有利益串通，不惜通过加大采购数量的方法来谋取私利，计划订购数量为２０００箱的产品却订购了４０００箱，多订购的部分就可以在供应商那里拿到回扣。这种方法相对隐蔽，一旦被发现，采购人员还可以用各种冠冕堂皇的借口来强辩，比如说成是为了降低成本或增加安全库存等。
质量舞弊。常用的手法是以次充好或者超标采购。比如，某宾馆在装修时采购员史某收受了供应商的贿赂，签订了１０１万元的灯具采购合同，合同规定，灯具要采用奥地利着名珠宝公司出产的水晶珠，并需要提供相应的检验证书。但实际上供应商提供的灯具只是从国内一家公司购买的、略经加工的玻璃灯具，价值不足４０万元。事发后，史某对与供应商合伙贪污的事实供认不讳。再比如，有的采购人员经不住“好处”的诱惑，不顾既定的标准去购买供应商推销的高质高价产品，使企业蒙受了不必要的损失。
供应商舞弊。常用的手法是把自己或亲友的公司确定为供应商。比如某超市采购人员徐某，以老婆的名义开了一家公司，通过与内部相关人员的勾结，把自己的公司列入供应商名单，并利用职权使该公司成为企业所需产品的代理商。由于超市对公司所代理的产品需求量很大，所以没过多久徐某也成了身价不菲的老板。
针对合同中可能出现的舞弊，采购总监在审批合同时必须有足够的防范意识和相应的防范措施。首先，采购总监要对合同舞弊的严重性和普遍性有足够的认识，并在审批合同的过程中加以识别；其次，要责令有关管部门在价格、数量、质量、供应商的核查方面严格把关，并通过健全制度、改进流程、加强管理的方法，堵塞可能出现的漏洞。
２风险的防范。采购合同中可能出现风险的环节，主要包括采购风险、供应风险、储运风险、支付风险、争议风险。
采购风险。因采购方的失误而引发。比如，由于采购人员在能力、知识、信息、责任心方面的不足，以至于在采购中存在价格过高、批量不妥、规格不符等问题。
供应风险。因供应方的失误而引发。比如，由于供应商在技术、产能、资金、管理方面的不足，造成产品的质量、数量、交期方面的问题。
储运风险。因物品的特殊性而引发。比如，易燃、易爆、易碎产品，有毒物品，需冷藏物品等，在搬运、运输、仓储过程中存在的问题。
支付风险。因支付方法和币种而引发。比如，担保的形式、支付的方法、保险的类型、相关的汇率等，存在着选择不当或趋向不定的问题。
争议风险。因争端处理方式而引发。比如，违约责任的区分、索赔方法的落实、仲裁与诉讼地点的选择等，存在是否明确或得当的问题。
针对合同中可能出现的风险，采购总监在审批合同时应该给予高度关注，对不同环节可能出现的不同风险要进行核查或预估。可以采取合同风险评估表的形式，对各种不定因素做出准确的分析，以减低风险出现的可能性。同时还要从基础抓起，通过加强培训机制提高员工的业务素养，通过健全评定机制保证供应商的可靠程度，通过完善设施提升安全的保障系数，把各种风险出现的可能性降到最低。
案例一：采购员小程在辞职前为公司购买的片碱价格是６０００元／吨，当时片碱在市场上供不应求，所以价格很高。一年后他拜访原公司时发现，该公司片碱的采购价还是６０００／吨。事实上，在他离开原公司不到两个月，片碱的价格就已经回落到了２０００元／吨，现任采购给领导的答复是，小程不是很能干吗？这就是他当时购买的价格。因为领导很信任小程，所以现任采购就用这个借口来搪塞，以掩盖自己在采购中的猫腻或失误。
案例二：某公司与一家外地供应商签订了采购合同，因为没有在合同中明确处理纠纷的诉讼和仲裁地点，结果当合同出现问题后，被迫在供应商家所在地打官司，接受当地法院的判决，输掉了官司。
两个案例都是由于合同审批不严格给企业带来了损失。案例一的情况，有价格舞弊和采购风险两种可能；案例二的情况，则完全是争议的风险。这两个案例说明了在合同审批中防范的必要性，不论是现存的舞弊还是潜在的风险，如果不能在合同审批的过程中予以识别并有效地防范，那么结果只有一个：企业必须为此付出相应的代价，有时候这种代价还相当昂贵。假如案例一中的公司每月需用１０吨的片碱原料，那么，该公司就已经为此付出了至少４０万元的代价。因为在小程辞职后不到两个月，片碱的市场单价就下调到２０００元／吨，而在小程再回公司进行拜访前的１０个月里，该公司已经以高出市场单价４０００元的价格采购了１００吨的片碱。如果实际需量更大的话，造成的损失也就更多。