第二节 会议期间的工作
会议期间，是高级文秘工作最活跃的阶段，也是工作能力受到最严格考验的阶段。这时高级文秘工作的中心任务是：掌握会议动态，协助领导指挥与控制，通过精心的组织和良好的服务，使会议沿着既定的目标进行。
一、检查一切会议资源准备情况
可以根据会务的准备清单在脑海里反复演练一下会议的全过程，进行全面的会议资源准备。
【工具】
会务工作准备清单
会议名称：会议起止时间：
序号项目 备注
1会议日程安排表(会议须知)
2费用预算
3参加会议人员联系表(手机)
4车辆预定
5餐饮、住宿
6备用金
7资料
8签到登记表
9
文具：笔（）、本子（）、纸（）、文件夹（）、胶水（）、钉书机（）、胶纸（）、涂改液（）、胶片（）、胶片笔（）、录音机（）、磁带（）、电池（）、电源插座（）、投影仪（）、屏幕（）、教鞭（）、便携机（）、计算机（）、打印机（）、磁盘（）、复印机（）、传真机（）、座席卡（）、工作卡（）、胸花（）
10饮料
11药品
12水果
13夜宵
14纪念品
15场地布置
………
(如该项已准备，可在备注上打“√”)
二、客户接待
大型会务，要接待很多国内外重要的客人，高级文秘对客人的一言一行都直接影响着企业的形象，所以一定要做好接待工作。具体要求为：
第一，根据客人的重要级别，在征求领导意见的情况下，客人的接待工作可以安排得热烈而得体：订做欢迎牌(会场门口)和电子欢迎词(会议现场)；与相关人员(公司电教中心)联系拍摄录像、现场拍照等。必要时还要接机，应提前根据各单位发给大会的回执来确定与会人数和级别、航班到达时间，并安排好接机车辆。
第二，提前将客人的入场证、房间钥匙、会议须知等分好，并放在信封内。在酒店门口放置明显的指引牌，当客人到达时很快能找到接待台，这时会务人员将信封交给客人，并非常热情地介绍有关情况。
第三，针对索取资料的人员递交的名片信息进行区别对待，不同的人员发不同的资料，并组织与会人员做好签到工作。
【工具】
会务签到表
姓名公司联系电话房间号入住时间
与会者全部进入会场后，迅速统计出席和缺席人员，并及时通知会议主持人。
【工具】
会议出席人员情况表
会议名称召集单位及主持人 应到人数 实到人数 备注
会议时间 重要出席人员列席人数缺席人数请假人数
地点
报告人：
年月日
第四，客人的种类较多的情况下，会务人员应针对不同的客人安排其参观、住宿、餐饮、购物、游玩等活动。
三、会务资料管理
在会务资料较多、较杂的情况下，资料的管理是会务工作中的难点，不仅要分类清楚，而且每天要清晰地掌握资料库存量，具体操作时可以设计一个表格来清晰明了地列出会务资料的详细情况。
【工具】
会务资料发放库存情况表
类别编号资料名称
总数量系统部
需求量研讨会
需求量样板点
需求量需求
总量剩余量
大型展览会上索取资料的人员一般都很多，因此，应做到以下几点：
第一点，会前需对每种资料了如指掌，以便针对不同的客户发放不同的资料，并与展台总负责人商量成套资料的份数及发放小礼品的原则。
第二点，会前应统一确定资料发放的原则。
第三点，会前应根据发放原则确定出大致的资料数量，重点展览设备和其他设备的资料应区别准备。
第四点，每天清点资料余量。将每天的资料用量清清楚楚地列在表上，既可把握资料的发放状况，又可知道每天的用量，以便领导了解资料发放的数量及合理控制，发现缺少时，则向总部请求支援。
四、会议保密管理
内部会议一般都要做好保密工作，会议越重要，保密工作也越重要。会议保密工作主要是为了保障会议顺利进行，防止为以后的工作带来麻烦。
提醒您
会议保密工作涉及范围很广。一般来说，内部会议的内容不能泄露、外传，涉及的相关数字和人事问题更应如此。特别重要的会议，其召开的时间、地点、出席的人员等，都要严格保密。
做好会议保密工作，应严格执行企业保密规定，严格执行保密纪律，制定一整套的保密措施，会议的文件要准确地划分保密等级，必要时可规定只能在会场内阅看，离开会场时收回；还应注意检查会场上扩录音设备及通信线路，防止泄密；对与会人员，特别是现场服务人员应严格限制，加强保密纪律和保密观念教育；复印机、印刷机等印废的会议文件及底稿，应指定地点存放，妥善保管，在会后或在一定时间内指定由专人销毁。
如果所开展的会议是机密会议，比如产品鉴定会的内容属于公司的研发机密，会议的保密工作就显得十分重要。
【实例】
以下是就产品鉴定会的保密工作而制定的保密清单。
会议保密清单
事项准备情况备注
场地检查
录音设备音响室专门指定人员配合工作人员进行音乐的播放， 目的是监督其不得私自录音。
续表
事项准备情况备注
指引牌不写明具体会议内容，并在人员入场后立即撤掉指引牌。
胸卡检查检查进入会场人员是否佩戴胸卡，无胸卡者禁止入场，这是为了防止竞争对手趁机入场了解公司产品开发进度。
资料发放每份资料编号并与人员相对应，这样若缺少资料时就能很快确定是谁将资料带出了会场。
资料、会议议程回收结束会议时，按照资料编号一一回收清点，确保鉴定委员会未曾携带鉴定资料离开会场，以保证资料的保密性。
五、费用管理
1·制作会务费用接收清单
财务是非常细致的工作，在大型会务中费用发生频繁而且金额很大，所以更需认真对待，并提前做一个会务费用接收清单，每次会务人员到自己处报销时，都应填好会务费用接收清单，并请他们写明费用明细清单，粘贴好，再审核清点一下，双方在会务费用接收清单上签字确认。